martes, 21 de diciembre de 2010

EL MUNDO DE LA SECRE




El secretariado es una profesión desempeñada tradicionalmente por mujeres, solo 2 de cada 100 son hombres, y rodeada de prejuicios y estereotipos que en los últimos años busca salir de estos reivindicando su esfuerzo y dedicación a la empresa
Debido a los cambios tecnológicos y a los grandes avances que rodean a las empresas, las secretarias han tenido también que reciclarse y formarse en el manejo de estas nuevas tecnologías convirtiéndose en expertas cualificadas.  
Sus tareas son las propias de una ayudante de dirección   y son imprescindibles para los altos directivos que depositan en ellas toda la confianza y delegan en su persona cuando no están presentes. Sus tareas son múltiples y muy necesarias: desde la filtración de llamadas o del correo electrónico del directivo, organizar sus reuniones o sus viajes de negocios hasta gestionar sus agendas o acudir a comités generales elaborando diversos informes.
Debido a la gran formación que necesitan poseer estas secretarias de altos cargos y a la falta de una titulación universitaria para esta profesión, las diferentes empresas impulsan cursos de postgrado que intentan compensar de alguna forma esta falta de titulación específico






PERFIL PERSONAL DE LA SECRETARIA


TIPOS DE SECRETARIAS

·        PINTURITA: Bonita y atractiva, constituyendo la atracción de la oficina. Se le atribuye poca capacidad y mucha influencia. Estereotipada por muchos, generalmente joven y que pocos ven como una secretaria
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·        EMPRENDEDORA: Capaz de enfrentar los cambios que vive la empresa moderna, sin ni siquiera despeinarse. Un verdadero apoyo para un gerente en proceso de cambio permanente, asistiéndolo con ideas y manejando una agenda propia de un malabarista en gira.

·        CONFORMISTA: Dócil y siempre a disposición de todos. Es una especie de animalito de carga que lleva en sus espaldas todos los problemas de la sección. Es la que no sabe decir que no, por miedo a herir a sus compañeros.

·        TELEFÓNICA: Se mantiene pegada al teléfono y no sobrevive ni cinco minutos sin este. Mientras tanto el trabajo se acumula sobre la mesa.

·         CENTRALIZADORA: No confía en el trabajo de los otros, por eso se considera autosuficiente aunque cuente con apoyo. Es anti-trabajo en equipo. Es aquella que no para ni un minuto, escribe, atiende el teléfono, archiva, da órdenes, todo a la vez.

·        CONVENCIONAL: Sin ideas propias, se limita a hacer lo que manda el jefe. Aunque tenga una idea mejor, es incapaz de dar una sugerencia. Estructurada y cartesiana, temerosa y con un pavor a recibir críticas. Amante de los memorándum, archivos, reuniones y manuales.

·        MISTERIOSA: Nadie sabe lo que piensa. Carga un eterno aire de misterio. Es discreta, poco afecta a los grupos y se mantiene a distancia de estos. Pero a pesar de todo eso, conoce los entretelones de la oficina.

·        INFORMADA: Siempre está al tanto de todo lo que pasa. Conoce todos los "secretos" que se discuten en las reuniones, los cambios, las "aserruchadas de piso" y el resultado del tradicional retiro de los ejecutivos en las Termas del Corazón. Su información "probada", suele conocerse rápidamente hasta en España.

·        METÓDICA: Es aquella que no aguanta ver una cosa fuera de su lugar. Tiene todo planificado, una hora para recibir cartas, telefonear, pensar. Cuando su jefe exige alteración a su cronograma, se irrita y confunde.



·        GUERRERA: Peleadora, responde a su altura cuando es interpelada y defiende como nadie su territorio. Es aquella con la cual a nadie le gustaría enfrentarse.

·        AMBICIOSA: Pierde una vez, gana dos veces enseguida. Día a día acumula poder, ampliando su influencia al punto de representar una fuente de persuasión.

·        SOCIABLE: Se lleva bien con todo el mundo, entusiasmándose con todo. Es siempre la que se preocupa de los cumpleaños, recolección de fondos para los funcionarios con problemas, visita enfermos, maneja los matrimonios, nacimientos y otros.... y sin trabajar en Recursos Humanos.

CUALIDADES ETICAS
                   



EL PERFIL DE LA SECRETARIA EMPRENDEDORA

y      Capacidad para adaptarse a los cambios, sin morir en el intento
y      Privilegiar las relaciones interpersonales y el conocimiento justo a tiempo de técnicas y principios de gestión.
y      Estudiosa y lectora de todo tipo de libros y material sobre el cambio y mejoramiento organizacional.
y      Tolerante a la incertidumbre con que se mueven los negocios.
y      Con capacidad de crear, innovar e implementar
y      Con visión global del negocio de la empresa
y      Hablar a lo menos inglés
y      Manejar la tecnología informática moderna para obtener información y conocimiento de valor agregado.
y      Carácter, personalidad, hábitos y estilos proactivos y de alto estándar profesional.
FUNCIONES DE LA SECRETARIA










CURSOS DE CAPACITACION
• Ceremonial y Protocolo
• Programas de Computación
• Secretarías ejecutivas
• Redacción de cartas y documentos
• Relación entre Asistentes Ejecutivas y Jefes
• Inglés para Asistentes Ejecutivas
• Cursos de IIR (Instituto for International Research) – En relación a becas que le brinda su empresa.

SECRETARIA DEL NUEVO MILENIO
Para la secretaria de fines de siglo, la confidencialidad sigue siendo un elemento clave. Sin embargo, se han agregado otros: completo dominio de las nuevas tecnologías, protocolo, relaciones públicas, comercio exterior e incluso participar en negociaciones iniciadas por su jefe.
La palabra secretaria proviene del vocablo latino secretario, que desde el siglo XV es utilizado para denominar a los empleados de gran confianza, a los cuales se les confiaba información secreta. Hoy cinco siglos más tarde, la confidencialidad y el manejo de información reservada siguen siendo requisitos de las secretarias, pero sus funciones cambiaron, y están en permanente evolución.

Durante la mayor parte de este siglo, la palabra secretaria fue prácticamente sinónimo de taquigrafía y dactilografía, es decir, aquella persona que dominaba a la perfección la escritura a máquina. El avance de la tecnología.


PERFIL
Según las empresas consultoras, entre las principales características de una asistente o secretaria de primer nivel figuras las siguientes características:

·        Entre 28 y 38 años.

·        Excelente presencia, formal y del tipo ejecutiva.

·        Perfecto dominio del inglés, tanto hablado como escrito. De preferencia otro idioma.

·        De pensamiento ejecutivo, y que sea capaz de tomar decisiones acertadas por sí misma, involucrándose en la gestión y objetivos que busca alcanzar su jefe.

·        Computación, nivel avanzado, sobre todo en programas como Windows, Power Point, Excel, Word. Imprescindible dominio de correo electrónico e internet.

·       
Conocimientos generales de comercio exterior, marketing, relaciones públicas, recursos humanos y finanzas

SECRETARIA EJECUTIVA
La función de la secretaria ha ido cambiando en las últimas décadas y han vivido un claro proceso de profesionalización. Esto es, lo que antes eran mujeres para tomar notas, escribir cartas, traer el café, ha ido cambiando especialmente con la llegada de la informática, que las convirtió en profesionales polivalentes altamente formadas, con idiomas y conocimientos empresariales, tal y como muestran los resultados de una encuesta realizada en España entre 1500 secretarias/os que respondieron 64 preguntas sobre su satisfacción en el trabajo. Los resultados se presentaron durante el inicio de las jornadas del II Congreso Nacional de Secretaria plus celebrado el 30 de mayo en España.
• El 43% de las personas que ejercen la función de secretaria tienen una diplomatura o son licenciadas. Ambas cualidades son cada vez más requeridas por los directivos.
• A pesar de esto, en muchos casos las profesionales de hoy se sienten "chicas multiuso". Aparentemente la mejor calidad profesional no ha ido a la par de una revaloración de lo que significa ser secretaria.
• El 72% de las secretarias se muestran muy leales a las empresas donde trabajan y están muy orgullosas de su trabajo, y al 77% le gusta su trabajo. Sin embargo las profesionales indican que, si bien es cierto que no están descontentas con su propio trabajo, tampoco están satisfechas con la valoración y la aprobación que reciben por ello.
• Según los datos del estudio, la moderada satisfacción con relación al trabajo y las circunstancias laborales, se debe a una falta de aprobación y valoración de las tareas que realizan. La remuneración y los beneficios sociales son insuficientes respecto de la presión de trabajo y las responsabilidades de este colectivo. Sin embargo, el principal problema es la falta de valoración por parte de sus jefes.
• El rol de las comunicaciones, la nuevas apertura que ha generado Internet, informática que conlleva a saber manjar sus fundamentos básicos que le den paso al manejo de herramientas que faciliten las comunicaciones y otras operaciones de oficina más fácilmente
• Las exigencias que los sistemas económicos y comerciales hoy demandan a las empresas para ser competitivas y la forma de cómo colaborar con la gerencia en pro de facilitar su desempeño.
• La exigencia de responder a nuevas e impredecibles necesidades productivas y de ocupación.
EL PERFIL DE UNA SECRETARIA
•Capacidad para adaptarse a los cambios, sin morir en el intento

•Privilegiar las relaciones interpersonales y el conocimiento justo a tiempo de técnicas  y principios de gestión
•Estudiosa y lectora de todo tipo de libros y material sobre el cambio y mejoramiento  organizacional
•Tolerante a la incertidumbre con que se mueven los negocios
•Con capacidad de crear e innovar en un momento determinado
•Con visión global del negocio
•Hablar a lo menos ingles
 •Manejar la tecnología informática moderna para obtener información y conocimiento del valor agregado
•Carácter, personalidad, hábitos y estilos proactivos y de alto estándar profesional.

•De secretaria de un ejecutivo a un área o gerencia, a una administradora de procesos en estructuras desmontables, descartables, desechables, transportables o virtuales.

Sobre esta últimas se debe estar atento en todo aquello referente a

•Auto confianza
•Auto desarrollo.
•Auto motivación.
•Comunicación interpersonal.
•Disponibilidad.

•Gestión de conflicto
•Gestión de recursos.
•Impacto e influencia